tidsklemma

Om tidsklemma igjen: Det finnes ikke dårlig tid.

Vi har alle 24 timer i døgnet. Hvorav et utvalg av disse er forpliktet til arbeid, vi har noen primærbehov som skal dekkes i form av søvn, og ellers fylles timene med forskjellige nyttige og unyttige aktiviteter. Dersom alle mennesker visste sitt eget beste, og var optimaliserende, hadde verden sett ganske annerledes ut. Derimot, om vi hadde hatt mer tid til rådighet, ville den sett ut akkurat som den gjør i dag. I det store og hele, men også for deg og din hverdag.

Det er en stor misforståelse at mer tid er det som skal til for å få gjort mer. Solid forskning viser at de som oppnår mest, langt ifra er de som bruker mest tid. Derimot bruker de tiden smart. I tillegg bruker de tiden meget fokusert og konsentrert. På den måten utnytter de tiden mest effektivt. Dersom man skal se på tid i et analytisk perspektiv, kan man dele inn tid i tre elementer som spiller inn på resultatet man får ut av de 24 timene man har til rådighet. Et slik perspektiv er det de færreste som har på tid, det er mangel på kunnskap om dem og selv når man har denne kunnskapen kan det være vanskelig å gjøre om kunnskap til faktiske handlinger. Vi må tross alt overkomme våre dårlige vaner om vi skal klare å etablere nye.

CoveyMatrix

Det første elementet ved tid er prioritering. Det betyr at man bevisst velger det man bør bruke tid på, og velge vekk det man ikke bør bruke tid på. Veldig mange mennesker er svært reaktive. De går inn i hverdagen både privat og på jobb, helt uten en bevissthet rundt hva de ønsker å oppnå med dagen, når de skal gjøre hva, og ikke minst hvordan de skal håndtere det som ikke bør prioriteres denne dagen. Det er ved god prioritering man faktisk kan ta kontroll på den tiden man har til rådighet, heller enn å la omgivelsene og menneskene rundt oss kontrollere den og oss.

LessIsMore

Det andre elementet er mengde. Dette henger tett på prioritering, men går utover bare å vite hva som er smart. Absolutt alt her i verden har en øvre grense. For mye oksygen tar livet av deg selv om vi er helt avhengig av oksygen. For mye søvn er like skadelig som for lite søvn. Det som har med prioritering er på mange måter lett å forstå intellektuelt. Hvor mye tid vi bruker på ulike aktiviteter er trolig vanskeligere å ha et forhold til. På den ene siden hvor mye eller lite tid vi bør bruke på ulike aktiviteter. På den andre siden hvor mye eller lite tid vi faktisk bruker i dag. Vi mennesker er fryktelig dårlig på å huske ting. Den eneste måten på egentlig å vite hvor mange timer du sitter foran tven i uka, er å telle dem og å føre statistikk. Prøv, og jeg er ganske sikker på at du blir sjokkert over tallet.

Focus

Det tredje elementet, som jeg er fristet til å fremheve som det viktigste, henger tett sammen med de to andre. Kvaliteten på det du gjør, er helt avgjørende for hvor lang tid ting tar. Og ikke minst hvor mye tid du må bruke på å vende tilbake til det du gjorde fordi du ikke gjorde det godt nok i utgangspunktet. Dessverre er det mange årsaker til at vi ikke har god kvalitet i det vi gjør. Blant dem er misforståelsen om at vi må gjøre ting fort for å få plass til mange ting som skal gjøres. En misforståelse like ødeleggende som den nevnt om at man må ha mer tid for å få mer gjort.

Det meste rundt oss, enten det er forhold til andre mennesker eller bruksgjenstander eller byggmasse, må vedlikeholdes om det skal vare. Om det ikke vedlikeholdes vil det brytes ned og forvitre. Slik er det også med mennesker psyke og fysikk. I idrettsmiljøet har man forstått det 100%, det er ikke under trening du vokser, det er under hvile. Skal du bli bedre, få mer gjort, bli mer effektiv, må du trene og du må hvile. Uten hvile vil du ikke kunne restituere deg fra dagen før, og det samme gjelder mellom oppgaver som krever mye av deg fysisk eller psykisk. Idretten har en klar formening om hvor hva man bør trene. Hvor mye. Og ikke minst hvordan man skal prioritere hva som bør trenes når, og hvilken type hvile som gir beste effekt av tiden man har til å hvile.

Jeg er ganske sikker på at det de aller fleste nordmenn forbinder med å slappe av, er å se på tv. Faktum er at TV-seing ikke aktiverer hjernen eller kroppen så du får nytte av det i et aktivitetsperspektiv. Samtidig hviler heller ikke hjernen på en god måte, som den gjør ved aktiviteter som søvn, eller ved at man lytter til musikk. Når vi ser på TV befinner vi oss i et slags mentalt vakuum, som ikke gir oss noe som helst nyttig. Likevel opptar tven oss svært mange timer i døgnet.

BrainTV

Heldigvis har man ikke bare forsket på hva som er dårlig for oss. Man har også forsket på hva som er bra. Eksemplet fra idretten er spesiell, fordi idrettsutøvere lever av konkurranse og trening. Likevel er fysisk trening en av de tingene som gjør av vi blir i bedre stand til å fokusere og å ha god kvalitet når vi jobber med ting vi skal ha gjort. I «motsatt ende» av skalaen finner vi nattesøvn og det å ta seg en blund på dagen. Når vi sover går hjernen over alle inntrykk man har hatt i løpet av dagen. Den sorterer tanker og inntrykk, den rydder bort unødvendigheter og vedlikeholder seg selv slik at vi er klare for en ny dag med inntrykk når vi våkner. Under forutsetning om at vi sover nok. En mye om søvn er at folk trenger ulik mengde søvn. Noe som er sant i form av at ingen dør av litt for lite søvn. Men fakta viser at mellom 8 og 9 timers søvn utgjør stor del av forutsetningene vi mennesker har for å kunne fokusere og for å jobbe effektivt når vi går løs på en oppgave. Mangel på søvn, eller mindre søvn enn optimalt forsøker mange å erstatte med konstant påfyll av kaffe eller andre substanser. Nok en misforståelse hva gjelder gode ideer for hvordan bli mer fokusert og effektiv.

I tillegg til trening og hvile, er det viktig at vi har tid til oss selv. At vi kan bruke tid på noe som gir oss mening i livet. Det være seg tid med barn, til hobbyen vår og til det som tar oss nærmere de største ønskene vi har for oss selv i livet. Det å være sosial er påvist godt for oss. Både fordi vi lærer av andre, vi føler trygghet og velvære rundt andre, men også fordi vi må oppføre oss blant andre. Noe som er god trening for vår selvkontroll som også spiller inn på hvordan vi fokuserer.

Min oppfordring til verden er å fokusere mindre på tiden vi har til rådighet. Hvordan kan vi fokusere mer på hvordan vi prioriterer det vi gjør. Hvordan kan vi undersøke hvor mye vi bør gjøre ulike ting, og til sist hvordan vi kan skape forutsetninger for å gjøre det vi gjør skikkelig, skikkelig godt. På den måten vil vi få gjort mer, uten å streve. På den måten kan vi ta kontroll i stedet for å bli kontrollert. Og ikke minst kan vi leve liv hvor dårlig samvittighet for det som skulle vært gjort er eliminert fra hverdagen. Hva er det som kan hindre deg fra å bli bedre på utnyttelse av tid? Start med det..

Om å gi litt faen: Hva er det verste som kan skje?

Image

 

Som regel skriver jeg her om streben, og det å utvikle seg ved å presse seg selv og ved å komme ut av komfortsonen. Et poeng jeg ikke nevner ofte nok, er restitusjon og viktigheten av å «gi beng» også. All trening består av å presse seg, både fysisk og psykisk. Men det i seg selv er helt meningsløst om man ikke legger opp til at kroppen og hjernen kan bygge seg opp igjen, og bli enda sterkere. 

Det store kunststykket er å skille på hvile og latskap. Det krever disiplin og selvinnsikt. Krangler du med din indre stemme, er det lett å si: «Ja, jeg trenger jo litt hvile i dag». Du må våge å være 100% ærlig med deg selv. Også må du være bevisst det at man av og til ikke får til det man kanskje vil. Det gjør ingenting så lenge du har respekt for at det innimellom er sunt å sløve, slurve eller bare gjøre ikke noe.

I prestasjonssamfunnet vårt finner jeg mange av mine nærmeste som flinke, svært fokuserte og hardt arbeidende. Mange av dem spør om hvem jeg egentlig skriver om her i bloggen når jeg snakker om streben og trening og mestring og oppnåelse. For disse folka presterer allerede. De har en veltrent selvkontroll, i hvert fall på noen områder. For om de er like flinke til å koble av, tviler jeg litt på. For også det ikke å gi seg nok hvile er en uvane. Og da må det trenes på, strebes etter og settes i system. De som ikke klarer det, blir ofte utbrent.

I dagens prestasjonssamfunn tror mange at alle forventer noe av dem. Både kjente og ukjente. Venner og uvenner. Det legges opp til massivt press gjennom sosiale medier og tradisjonelle medier. Man skal helst bake, vaske, stelle unger, stelle mann, jobbe overtid, bli direktør og bestige fjell daglig. Og jeg forstår de sosiale mekanismene som ligger bak folks følelse av press. Jeg forstår at man er redd for ikke å være god nok. Eller at andre skal syns at barna deres ikke er gode nok, eller har fin nok matpakke på skolen eller klær på seg. Men forstå meg da. Når jeg sier: Hva er det verste som kan skje om du gir litt faen i dag? Går hjem fra jobb tidlig. Spiser grandiosa til lunsj. Tar deg en sjokobolle ekstra eller lar badet stå uvasket til søndag?

Vi er nødt for å lære å kjenne på følelsen av “å ikke måtte”. Det skal være litt frivillighet og indre vilje i det vi gjør. Ellers risikerer vi å brenne opp. Eller ut. Eller hvordan det nå var.

Så en utfordring til deg i dag, eller en dag til uka: Gi lit faen, da! For hva er det verste som kan skje?

God kveld.

Er det mulig å ha kontroll over sitt eget liv?

Bare 46 prosent svarer at de klarer å spise så sunt som de ønsker, viser Helsedirektoratets undersøkelse om folks kostholdsvaner. Det er nesten halvparten av oss det.

En annen studie viser at 40% av byfolk i landet mener dårlig planlegging står i veien for sunne matvaner. På landet er andelen 20%. Min hypotese er at de på landet er helt nødt for å planlegge bedre, fordi de ikke har alt helt i nærheten. De i byene derimot, har tilgang på alt de trenger i umiddelbar nærhet, og er derfor ikke like godt trent i planlegging.

Hvor mange av dere tar dere selv i å stå i butikken etter jobb for å handle inn til dagens middag, helt uten en plan om hva? Antropologiske studier viser at vi i større og større grad bruker hyllene i butikken som handleliste, fordi vi ikke har laget en plan for hva vi skal gå ut av butikken med. Jeg har vært der selv, og syns det er uhyre slitsomt og tidkrevende. I tillegg har jeg vanskelig med å la være å bli i dårlig humør av det. Derfor har jeg sluttet med det.

 En av de absolutt verste tingene jeg vet om på jobb, er folk som ikke kommer i tide til møter. Det er alltid de samme folka. Og de har alltid de samme fjollete unnskyldningene, som de strengt tatt burde latt være å komme med. «Jeg måtte bare ta en telefon», eller «Jeg ble holdt igjen med en annen sak». Alt jeg hører er: «Jeg har ingen kontroll over arbeidsdagen min». Noen av dere kjenner det rykke litt i øyet av dette fordi dere kjenner dere igjen. Det finnes utallige eksempler på arbeidsplasser og skoler som låser dørene i det møtet begynner. Der er det aldri noen som kommer for sent. Det er selvfølgelig fordi at deltakerne da sørger for å komme i tide. De tar ansvar for sin egen tid, og prioriterer. Med det slår jeg i hjel alle «ja, men noen ganger er det slik at..». Har du en plan, du er forberedt og proaktiv havner du ikke i situasjoner hvor du kommer for sent og eller ikke rekker osv.

 

Årsaken for at jeg misliker at folk kommer for sent, er at de faktisk påvirker t tidsbruk og gjør hærverk på planene og kontrollen vi andre har besørget.

Hva er nå så forskjellen på menneskene som befinner seg i matbutikken daglig etter jobb, som må servere unnskyldninger for å komme for sent i møter, til barnehagen, til sosiale hendelser og annet?  At de ikke har en plan? Kanskje. Men mange av dem har også en plan. Det de derimot ikke har, er evnen til å prioritere så planen fungerer slik den er tenkt.

Jeg skal snakke om to dimensjoner som hver enkelt oppgave alltid har. Graden av viktighet, og graden det haster å få gjort oppgaven. Det gir oss fire kategorier av oppgaver:

Viktig, haster
Ikke viktig, haster
Viktig, haster ikke
Ikke viktig, haster ikke

Denne analysen gjør vi ubevisst når en «oppgave» kommer til oss. Med oppgave mener jeg gjøremål. Bleieskift, lage mat, handle mat, gå med søpla, vaske opp, gå i møte, trene og så videre.

La oss ta middagshandelen. Du er ferdig på jobb, går ut døren på jobben og kjenner det rommler i magen. «Hva skal jeg ha til middag i dag»? Du har selvfølgelig noe småtteri liggende hjemme i kjøleskapet, og husker kanskje noe av det du har der. Men du mangler likevel et bilde i hodet av hva som skal stå på bordet i det du setter deg for å spise. Oppgaven både å finne ut av hva og handle dette er åpenbart viktig, og den haster. Magen forteller deg konstant at den vil ha mat, og du har en avtale litt senere som du skal rekke.

Lettere oppgitt over livet, kommer du hjem med Kapteinens fylte rødspette og pommes frittes i Rema-posen din. Ikke noe mer, for det var slitsomt nok å være kreativ for dagens middag. Det legges opp til samme dansen i morgen, men det ubehaget tar vi da. Det er langt frem i tid.

Hjemme, på utsiden av huset har du et rekkverk som skulle vært malt i løpet av høsten. Det er viktig å få gjort det, men det haster ikke umiddelbart. «Jeg skal få gjort det før snøen kommer». Nettopp fordi mengder med snø, på et rekkverk skrapet for maling, ikke vil like snøsmeltingen til våren igjen. Treverket vil suge til seg vann og trolig begynne å råtne.

Fordi oppgaven med å male ikke løftes inn i en konkret plan, går ukene og månedene, og til slutt haster det å gå gjort unna malearbeidet. Det er minst like viktig som før. Men nå brenner det på dass. Dette siste eksemplet, omhandler mitt eget rekkverk på min egne terrasse. Jeg er superdårlig på planlegging og gjennomføring av oppgaver som er tilknyttet vedlikehold av hus og hage. For det første er det drit kjedelig. For det andre har jeg andre ting som er prioritert høyere. Ganske dumt, egentlig. Og jeg vet jeg kommer til å utsette det enda litt til. Jeg burde å spandert på meg noen malere som kunne gjort det, så ville jeg sluppet å bytte ut flere planker neste år. Noe som er en enda større jobb.

Tilbake til dimensjonene. Under har jeg laget en illustrasjon som viser de 4 kategoriene. Hver av dem har fått et nummer.

Image 

 

Oppgavene i kategori 3 og 4, er gjerne ting vi gjør for at det skal virke som vi har mye å gjøre. Det er oppgaver vi gjør rett og slett fordi vi er så nedlesset med ting vi skal gjøre, at vi ikke en gang vet hvorfor vi gjør dem. Og det er selvfølgelig ting vi liker å gjøre, som det bør være rom for. TV-titting, impulsiv sex, gå tur, overraske en venn med besøk osv.

Oppgaver over tid forandrer kategoritilhørighet. Som eksemplet med rekkverket mitt. Det var i kategori 1, men gled sakte over i kategori 2. Her ligger nøkkelen i god planlegging, og svaret på mitt spørsmål om hvorfor noen mennesker alltid er på utur tidsmessig: ALLE deres oppgaver havner i kategori 2. Alt brenner, og en hver oppgave de får mellom hendene får førsteprioritet. Det er derfor de sjelden klarer å gjennomføre planlagte oppgaver. Disse skyves til de brenner så mye at de må gjøres, og det igjen går ut over andre planer, møter og avtaler.

Spiralen man havner i, har ingen ende og den er svært vanskelig å komme ut av. På en side snakker jeg her om oppgaver generelt i livet. I det store bildet. Men du kan også ta det ned til konkrete områder, som håndtering av e-post på jobben. Hvor mange av dere er det som har den pop up-varslingen i Outlook på? Hvorfor? For å lese hver bidige e-post i øyeblikket den kommer inn? Typisk oppgave som er kategori 1, men gjøres om til kategori 2 fordi man ikke vet bedre. Milliarder av kroner kastes ut av vinduet årlig på grunn av folks elendige prioriteringsevne på jobb. Håndtering av e-post er et godt eksempel, fordi det er så godt synlig eksempel som anses som lite, men som faktisk er utrolig avgjørende. Håndtering og kultur rundt e-post er en av tingene jeg har arbeidet med i min avdeling på jobb, som har redusert arbeidstiden til de ansatte betraktelig og samtidig økt effektivitet. Vi leser e-post 2 ganger om dagen til faste tider. Vi overholder e-post som i kategori 1. Haster ikke, men viktig. Nøyaktig samme teknikk kan overføres til dagliglivet. Ved å innføre et fast tidspunkt for å lage matplan, og faste tidspunkter for innkjøp av mat unngår man at mat blir et kategori 2 «problem». Tidsbruken reduseres drastisk, økonomien på matfronten blir bedre og man blir generelt mindre oppgitt. Jeg har nesten lyst til å strekke meg til å si at man blir mer lykkelig av å ha en god matplan. Senere i dag skal jeg introdusere dere for min matplan, min treningsplan, arbeidsplan og alle «verktøyene» jeg for øvrig forsøker å bruke flittig i hverdagen. For å ha kontroll på mitt eget liv, for å prioritere best mulig og for å ha det best mulig.

Ha en fin lørdag.