tid

Om tidsklemma igjen: Det finnes ikke dårlig tid.

Vi har alle 24 timer i døgnet. Hvorav et utvalg av disse er forpliktet til arbeid, vi har noen primærbehov som skal dekkes i form av søvn, og ellers fylles timene med forskjellige nyttige og unyttige aktiviteter. Dersom alle mennesker visste sitt eget beste, og var optimaliserende, hadde verden sett ganske annerledes ut. Derimot, om vi hadde hatt mer tid til rådighet, ville den sett ut akkurat som den gjør i dag. I det store og hele, men også for deg og din hverdag.

Det er en stor misforståelse at mer tid er det som skal til for å få gjort mer. Solid forskning viser at de som oppnår mest, langt ifra er de som bruker mest tid. Derimot bruker de tiden smart. I tillegg bruker de tiden meget fokusert og konsentrert. På den måten utnytter de tiden mest effektivt. Dersom man skal se på tid i et analytisk perspektiv, kan man dele inn tid i tre elementer som spiller inn på resultatet man får ut av de 24 timene man har til rådighet. Et slik perspektiv er det de færreste som har på tid, det er mangel på kunnskap om dem og selv når man har denne kunnskapen kan det være vanskelig å gjøre om kunnskap til faktiske handlinger. Vi må tross alt overkomme våre dårlige vaner om vi skal klare å etablere nye.

CoveyMatrix

Det første elementet ved tid er prioritering. Det betyr at man bevisst velger det man bør bruke tid på, og velge vekk det man ikke bør bruke tid på. Veldig mange mennesker er svært reaktive. De går inn i hverdagen både privat og på jobb, helt uten en bevissthet rundt hva de ønsker å oppnå med dagen, når de skal gjøre hva, og ikke minst hvordan de skal håndtere det som ikke bør prioriteres denne dagen. Det er ved god prioritering man faktisk kan ta kontroll på den tiden man har til rådighet, heller enn å la omgivelsene og menneskene rundt oss kontrollere den og oss.

LessIsMore

Det andre elementet er mengde. Dette henger tett på prioritering, men går utover bare å vite hva som er smart. Absolutt alt her i verden har en øvre grense. For mye oksygen tar livet av deg selv om vi er helt avhengig av oksygen. For mye søvn er like skadelig som for lite søvn. Det som har med prioritering er på mange måter lett å forstå intellektuelt. Hvor mye tid vi bruker på ulike aktiviteter er trolig vanskeligere å ha et forhold til. På den ene siden hvor mye eller lite tid vi bør bruke på ulike aktiviteter. På den andre siden hvor mye eller lite tid vi faktisk bruker i dag. Vi mennesker er fryktelig dårlig på å huske ting. Den eneste måten på egentlig å vite hvor mange timer du sitter foran tven i uka, er å telle dem og å føre statistikk. Prøv, og jeg er ganske sikker på at du blir sjokkert over tallet.

Focus

Det tredje elementet, som jeg er fristet til å fremheve som det viktigste, henger tett sammen med de to andre. Kvaliteten på det du gjør, er helt avgjørende for hvor lang tid ting tar. Og ikke minst hvor mye tid du må bruke på å vende tilbake til det du gjorde fordi du ikke gjorde det godt nok i utgangspunktet. Dessverre er det mange årsaker til at vi ikke har god kvalitet i det vi gjør. Blant dem er misforståelsen om at vi må gjøre ting fort for å få plass til mange ting som skal gjøres. En misforståelse like ødeleggende som den nevnt om at man må ha mer tid for å få mer gjort.

Det meste rundt oss, enten det er forhold til andre mennesker eller bruksgjenstander eller byggmasse, må vedlikeholdes om det skal vare. Om det ikke vedlikeholdes vil det brytes ned og forvitre. Slik er det også med mennesker psyke og fysikk. I idrettsmiljøet har man forstått det 100%, det er ikke under trening du vokser, det er under hvile. Skal du bli bedre, få mer gjort, bli mer effektiv, må du trene og du må hvile. Uten hvile vil du ikke kunne restituere deg fra dagen før, og det samme gjelder mellom oppgaver som krever mye av deg fysisk eller psykisk. Idretten har en klar formening om hvor hva man bør trene. Hvor mye. Og ikke minst hvordan man skal prioritere hva som bør trenes når, og hvilken type hvile som gir beste effekt av tiden man har til å hvile.

Jeg er ganske sikker på at det de aller fleste nordmenn forbinder med å slappe av, er å se på tv. Faktum er at TV-seing ikke aktiverer hjernen eller kroppen så du får nytte av det i et aktivitetsperspektiv. Samtidig hviler heller ikke hjernen på en god måte, som den gjør ved aktiviteter som søvn, eller ved at man lytter til musikk. Når vi ser på TV befinner vi oss i et slags mentalt vakuum, som ikke gir oss noe som helst nyttig. Likevel opptar tven oss svært mange timer i døgnet.

BrainTV

Heldigvis har man ikke bare forsket på hva som er dårlig for oss. Man har også forsket på hva som er bra. Eksemplet fra idretten er spesiell, fordi idrettsutøvere lever av konkurranse og trening. Likevel er fysisk trening en av de tingene som gjør av vi blir i bedre stand til å fokusere og å ha god kvalitet når vi jobber med ting vi skal ha gjort. I «motsatt ende» av skalaen finner vi nattesøvn og det å ta seg en blund på dagen. Når vi sover går hjernen over alle inntrykk man har hatt i løpet av dagen. Den sorterer tanker og inntrykk, den rydder bort unødvendigheter og vedlikeholder seg selv slik at vi er klare for en ny dag med inntrykk når vi våkner. Under forutsetning om at vi sover nok. En mye om søvn er at folk trenger ulik mengde søvn. Noe som er sant i form av at ingen dør av litt for lite søvn. Men fakta viser at mellom 8 og 9 timers søvn utgjør stor del av forutsetningene vi mennesker har for å kunne fokusere og for å jobbe effektivt når vi går løs på en oppgave. Mangel på søvn, eller mindre søvn enn optimalt forsøker mange å erstatte med konstant påfyll av kaffe eller andre substanser. Nok en misforståelse hva gjelder gode ideer for hvordan bli mer fokusert og effektiv.

I tillegg til trening og hvile, er det viktig at vi har tid til oss selv. At vi kan bruke tid på noe som gir oss mening i livet. Det være seg tid med barn, til hobbyen vår og til det som tar oss nærmere de største ønskene vi har for oss selv i livet. Det å være sosial er påvist godt for oss. Både fordi vi lærer av andre, vi føler trygghet og velvære rundt andre, men også fordi vi må oppføre oss blant andre. Noe som er god trening for vår selvkontroll som også spiller inn på hvordan vi fokuserer.

Min oppfordring til verden er å fokusere mindre på tiden vi har til rådighet. Hvordan kan vi fokusere mer på hvordan vi prioriterer det vi gjør. Hvordan kan vi undersøke hvor mye vi bør gjøre ulike ting, og til sist hvordan vi kan skape forutsetninger for å gjøre det vi gjør skikkelig, skikkelig godt. På den måten vil vi få gjort mer, uten å streve. På den måten kan vi ta kontroll i stedet for å bli kontrollert. Og ikke minst kan vi leve liv hvor dårlig samvittighet for det som skulle vært gjort er eliminert fra hverdagen. Hva er det som kan hindre deg fra å bli bedre på utnyttelse av tid? Start med det..

Om tid: Den nye valutaen

Aftenposten har nylig gjort en aldri så liten uformell undersøkelse av hva folk mener gir status i 2013. Gjengangeren blant det folk oppgir som det som gir status i disse dager, er tid. Tiden og luksusen til å kunne velge å gjøre hva man ønsker når man ønsker det. For ikke å mangle en viktig brikke her, vil jeg ta med detaljen om at det som vanligvis gir status i samfunn og kulturer, er noe som er mangelvare hos mange.

Så spør jeg meg; «what the hell»? Det er da ingen som har mer tid enn andre? En time er en time, uansett boms eller president. Eller hva? Selvfølgelig ikke, det hele handler om hvordan man disponerer tiden som går. Bare tenkt på det. I vestlige land representerer tjenesteytelser ofte mer enn 70 prosent av verdiskapningen og mer enn 80 prosent av sysselsettingen. Tjenesteytelser er verdiskapende ene og alene gjennom folks bruk av tid. Gjennom tiden de har brukt på å tilegne seg kunnskap, og på tiden de benytter kunnskapen til å berike livet til andre på en eller annen måte.

Jeg blir mest nysgjerrig på hvorfor dette er en trend vi ser og snakker om først i dag. Nesten hundre år etter at man innførte en lov om 9 timers gjennomsnittlig arbeidstid. Hva er bakgrunn for at vi er i ferd med å bevege oss bort fra det som en gang var 1.mais viktigste kamprop: «8 timers arbeid, 8 timers fritid, 8 timers hvile»? Og hvorfor er det fritid og hvile som minker?

Time heads

Finansforbundet i samarbeid med Handelshøyskolen BI har undersøkt konsekvensene av det man antar å være den største årsaken til tidsklemma: Kommunikasjonsteknologi. Tall fra Infact forteller at så mange som 6 av 10 nordmenn har tilgang på arbeidsgivers datanettverk fra ekstern pc eller håndholdt enhet. Flere og flere har jobbens e-post rett i lomma, noe som gjør at mange allerede gjør arbeidsoppgaver utenfor kontoret og utenfor egentlig arbeidstid.

Forskere har ikke ennå oversikt over konsekvensen for samfunnet for denne vridningen. Arbeidstakerne selv uttaler at de «tar unna» litt før og etter jobb, for å lette arbeidsdagen. Betyr det at man har for mye å gjøre i løpet av arbeidsdagen? At man ikke klarer seg med de avsatte 8 timene? Eller er det slik at man fyller på med tilsvarende mengde private gjøremål i arbeidsdagen, for å få tid til å få unna sine private forpliktelser? I så fall, har man da kommet seg noe sted? Og hvor effektivt er det å blande arbeid og fritid? Business & pleasure.

Jeg har selv vært der, og kjenner mange som klager over mye jobb. «Det er så mye å gjøre», sier noen. Andre, «jeg jobbet 60 timer i forrige uke». Mitt spørsmål er om det egentlig er så mye å gjøre som de sier. Og om hvilke aktiviteter disse 60 timene består av? Personlig vet jeg at mye av tiden jeg jobbet var preget av ineffektivitet, prokrastinering (utsettelser) og dårlig evne til å prioritere. Egentlig fordi jeg rett og slett ikke var bevisst nok, tok et skritt tilbake og satte ting i system. Misforstå meg rett, jeg hadde system og tror nok de fleste rundt meg oppfattet mitt arbeid som godt. Men sett i retrospekt, er jeg i dag en mer effektiv arbeidstaker. Og enda bedre skal jeg bli 🙂

I 1955 publiserte The Economist det som senere har blitt omtalt som Parkinsons lov: «Work expands so as to fill the time available for its completion.” Jeg tror så absolutt at det er noe i dette, selv om det da var ment som humor. Spesielt hos folk som tillater seg å arbeide 10-12 og 14 timer eller mer I døgnet. Jeg sier ikke at alle er slubberter, men de fleste. En av mine mentorer sa en gang: “Jeg har bestemt at jeg skal jobbe 7 timer 4 dager i uka, og sørger for å prioritere så godt at det holder”.

Personlig er jeg en stor tilhenger av Paretos prinsipp, som dreier seg om et 80/20 forhold. For eksempel at 80% av omsetningen i de fleste selskaper kommer fra 20% av kundene. Slik er det sannsynligvis med de fleste av oss i arbeidslivet også. 80% av verdien vi skaper kommer fra 20% av oppgavene vi bruker tiden vår på. Problemet er bare at vi bruker alt for mye tid på de resterende 80% av oppgavene som ikke er verdiskapende. Noe som naturlig nok gir mindre verdiskapning.

I vårt langstrakte land, med en helt tragisk flat organisasjonsstruktur får vi i tillegg lov til å surre bort tiden vår på jobb fordi vi har for svake ledere knapt krever at vi kommer på jobb i tide. Som om en bankansatt ikke ble gjort ansvarlig for å kaste sedler ut av vinduet igjennom dagen, selv om de egentlig skulle i konvolutter og i hvelvet.

La meg gjøre et lite regneeksperiment for deg. I følge SSB var det i 2012 1,9 millioner heltidsansatte arbeidstakere i Norge. Uten å vise til konkret forskning, kan jeg ut fra egne studier og erfaring med sikkerhet si at vi, totalt og minst, har et gjennomsnittlig potensial på 10% når det kommer til å bruke tid på de 20% viktige tingene fremfor de 80% som er uviktige eller mindre viktige. La oss si at vi i snitt koster vår arbeidsgiver 100kr i timen, noe som er en underdrivelse av virkeligheten, og at alle arbeider 7,5 timer om dagen. Vi får da:

1900000 x 7,5 (timers arbeidsdag) = 14250000 timer totalt

14250000 *10% (verdiløs eller mindre verdifull tidsbruk) = 142500 timer

142500 * 100kr = 1425000000

DET ER 142 millioner kroner om dagen det! Rett i dass, som du er med og bidrar til. Stolt? Jeg gidder ikke engang regne ut hva det blir i året. Du skjønner poenget. Husk også at vi her bruker gjennomsnitt, og svært moderate anslag. Er du en versting, kanskje du jobber 14 timer i døgnet, og bruker 10 av dem på det som virkelig skaper verdi i tillegg til at du koster din arbeidsgiver 2-3-400 kr i timen.

Image

Poenget med regnestykket er å synliggjøre hvilket ansvar vi har for å ta kontroll over tiden som går. Ikke for å «ha tid», men for å sørge for å fylle tiden som uansett vil gå, med det som er riktig. Dette gjelder selvfølgelig også tid utenfor jobb. For selv om verdi kan være penger i næringslivet, finnes det en tilsvarende verdi for oss alle på privaten. For meg er det helse, positivitet og energi til å skape opplevelser. For å dyrke disse verdiene, må jeg bruke tid på det som gleder meg. Det som gir meg god helse. Og det som gir gode opplevelser. Selvfølgelig er det lett å dumpe ned i sofaen og regelrett kaste bort verdifull tid på søppel-tv som ikke gir noe som helst. Men da må man sørge for å tilrettelegge for at det er lett å bruke tiden riktig, og at det blir vanskelig å la være å bruke tiden riktig. På nøyaktig samme måte som du burde designe dine personlige kvalitetssystemer på jobb. Fordi vi er jo tross alt skapt med en hjerne som er programmert til alt annet enn å tenke langsiktig. Og planlegging og tilrettelegging er langsiktig arbeid, som kan virke kjedelig i nået. Men det er avgjørende. Ikke bare for kollektiv verdiskapning. For nesten alt livet dreier seg om.

Lykke til med livet, og den nye valutaen: TIDEN.